Logo kdcl img

Ontwerp voor standaard audit file voor toezicht op Douane entrepot

Om toezicht te houden op bedrijven die gebruik...
01 september 2017 / 1464

Om toezicht te houden op bedrijven die gebruik maken van Entry in the Declarant’s Records (EIDR) maken toezichthouders gebruik van audit files. Het ontbreken van een standaard audit file brengt voor het bedrijfsleven en de toezichthouders veel kosten met zich mee omdat de informatie die in audit files wordt gevraagd kan verschillen per toezichthouder, land, de activiteiten van de geauditeerde en de aard van de controle. De syntax kan ook per toezichthouder verschillen. Voor het toezicht op Douane Entrepot is een systematiek van douane-transactie codes ontwikkeld.

Aanleiding voor het onderzoek

Standaardisatie en harmonisatie zijn belangrijkste aspecten bij handelsfacilitatie. Ze stimuleren de beweging om de zekerheid aan het begin van het verantwoordingsproces (compliance door het bedrijf) te plaatsen in plaats van aan het einde van het proces (inspectie door de toezichthouder). Deze beweging komt samen in de ontwikkeling van de auditbestanden van de OESO (SAF-T) en ISO (ADCS). Helaas zijn deze normen hoofdzakelijk financieel gefocust.
Om voor Douane belangrijke informatie toe te kunnen voegen aan deze internationale audit files, is het belangrijk om die transacties waarin de douane geïnteresseerd is in kaart te brengen. Om het begrijpen van transactiecodes, benchmarking, standaard data-analyse en het delen van die analyses mogelijk te maken is het gebruik van uniforme transactiecodes voor het verzamelen van gegevens essentieel. Daarom neemt de Nederlandse Douane deel aan het ISO-project voor ADCS. Nederlandse Douane is tevens gestart met het formuleren van een beleid voor controledossiers.

Doel en scope van onderzoek

Dit onderzoek dat is uitgevoerd als afstudeeropdracht voor de Executive Master Customs and Supply Chain Complaince heeft tot doel het realiseren van een conceptueel model voor de vertaling van business transacties naar gestandaardiseerde douanetransacties die opgenomen kunnen worden in een audit file.

De scope van het onderzoek is beperkt tot douane-entrepots waar de houder van die vergunning ook in het bezit is van de lokale-goedkeuringsprocedure voor het plaatsen van goederen onder de bijzondere regeling douane-entrepot en domiciliëringsprocedure in het vrije verkeer brengen. In Nederland hebben de meeste douane-entrepots deze combinatie.

Resultaten

Het resultaat van het onderzoek bestaat uit een methodiek om alle transacties binnen een warehouse en in actieve veredeling eenduidig te beschrijven. De methodiek maakt onderscheid in codes voor de aard van de business transactie (goederen in, goederen uit, goederen verplaatst of goederen getransformeerd), de mogelijke subcategorieën van de business transactie en de wijziging in de douane-status. Het ontwerp is tevens een update van codes van het oude douanewetboek  naar het UCC omdat een aantal douane-vereenvoudigen niet meer bestaan of zijn vervangen door nieuwe regelingen.

Impact in de praktijk

Een gestandaardiseerde auditfile maakt het mogelijk dat bedrijven zelf analyses uitvoeren (compliance aantonen) en biedt meer (snellere) zekerheid over de ingediende (aanvullende) aangiften. Andere stakeholders, zoals auditkantoren en adviesbureaus, kunnen klanten (bedrijven) beter en sneller ondersteunen. Voor softwareleveranciers / fabrikanten neemt de markt toe en is één norm eenvoudiger te onderhouden en verbetert de kwaliteit van de gegevens. Dit zal ook nieuwe zakelijke kansen creëren, zoals dashboards en benchmarks, bijvoorbeeld voor advies- of auditkantoren, maar ook voor bedrijven en douane. Om het maximale uit een controlebestand te halen, is standaardisatie van transacties vereist.

Insights artikel Conceptual model customs tranpactions

Auteur Betrokken partijen Jaar Leestijd
Richard van 't Hof Douane Nederland 2017 90 min

Relevante publicaties